환경부 지식관리시스템 운영지침

제1장 총칙

제1조(목적) 이 지침은 환경부 소속 공무원(이하 "직원"이라 한다)의 지식창출을 활성화하고, 발굴된 지식의 체계적인 축적·관리 및 객관적인 평가, 보상체계의 구축을 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 지침은 환경부와 그 소속기관에 대하여 적용한다.

제3조(정의) 이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1.??지식??이라 함은 직원들이 업무수행과 관련하여 습득 또는 창조한 각종 자료와 경험, 노하우 등을 기록한 것을 말한다. 2.??지식관리시스템??이라 함은 지식을 체계적으로 등록·관리· 검색·활용하기 위하여 구축·운영하는 업무시스템을 말한다. 3.??지식마일리지??라 함은 사용자의 지식관리시스템 활용 및 기여 정도를 나타내는 척도로서 사용자가 지식을 직접 등록하거나 다른 사람의 지식에 대한 조회, 평가 및 답변, 또는 지식에 대한 질문 등 지식 활동에 부여되는 점수를 말한다. 4.??지식지도??(Knowledge-map)라 함은 지식을 분류·저장·활용할 수 있도록 체계적으로 정리한 체계를 말한다. 5. "학습연구모임"(CoP)이라 함은 업무를 보다 효율적으로 처리하거나 업무와 관련하여 깊이있는 전문지식을 토론하고 학습하며 창조하기 위하여 형성된 비공식인 모임을 말한다.

제4조(지식관리의 대상) 지식관리시스템에 지식으로 등록하여 관리 하는 대상은 다음과 같다. 단, 업무와 관련이 없는 생활경험 등은 제외되며, 이는 별도의 지식맵으로 분류하여 관리한다. 1. 업무수행 중에 취득한 노하우 및 아이디어 2. 성공·실수사례 3. 전자결재 문서, 주요보고서·계획서·업무편람 4. 정부간행물 및 우리부 사업으로 추진되는 용역 또는 연구사업의 결과보고서 5. 법령정보, 민원처리, 환경분쟁조정·판례 등 부서별 업무현황 및 통계자료 6. 국회·관련부처 등 유관기관 제출자료 7. 각종 국내·외 수집 자료 및 보고자료 8. 관련전문가 및 인터넷 사이트 등 정보원 9. 그 밖에 지식으로서 공유가치가 있는 내용 등. 다만, 출처가 명기되고「저작권법」에 저촉되지 않는 자료에 한한다.

제2장 기본계획 수립

제5조(기본계획 수립) 환경부장관은 환경부 지식관리 중장기 비전과 목표, 추진전략 설정을 위하여 3년주기의 "환경지식행정기본계획"을 수립하고, 기본계획의 체계적 추진을 위하여 년도별로 "시행계획"을 수립한다.

제6조(수립범위) 지식관리 중장기 로드맵과 단계별 이행과제 설정을 위한 기본계획의 수립범위는 다음 각호와 같다. 1. 기본계획 수립 배경 2. 추진목표 및 전략 3. 추진성과 및 문제점 분석 4. 세부 실행계획 등

제3장 관리체계

제7조(지식관리관) 지식관리시스템의 운영 및 관리의 업무를 총괄하기 위하여 지식관리관(CKO : Chief Knowledge Officer)을 두되, 지식 관리관은 정책홍보관리실장으로 한다.

제8조(지식관리위원회) ①환경부 지식관리 기본계획 및 시행계획의 수립과 지식관리의 중요사항 심의를 위하여 지식관리위원회를 두되, 위원장은 제7조의 지식관리관으로 하며, 위원은 본부 국제협력관실, 홍보관리관실 및 감사관실을 포함한 각 실·국(이하 "실·국"이라 한다)의 장 및 정보화담당관으로 한다. ②지식관리위원회에서는 환경부 지식관리에 대한 다음 각호의 사항을 심의한다. 1. 지식의 관리 및 운영에 관한 기본계획 수립 2. 지식관리 지침의 제·개정 3. 지식보상체계 수립 및 지식활동 성과급 지급에 관한 사항 4. 지식관리자가 건의한 사항 5. 기타 지식경영과 관련하여 각 부서에서 상정한 사항

제9조(지식평가위원회) 지식관리시스템에 등록된 지식을 대상으로 우수지식을 평가하기 위하여 지식평가위원회를 두되, 위원장은 정보화담당관으로 하며, 위원은 실·국의 주무과장 및 소속기관(이하 "각 기관"이라 한다)의 총무(혁신기획)과장으로 한다.

제10조(CoP평가위원회) CoP평가기준에 의해 제1차로 선정된 CoP를 대상으로 우수 CoP를 선정하기 위하여 CoP평가위원회를 두되, 위원장은 정보화담당관으로 하며, 위원은 실·국의 주무과 주무서기관 또는 주무사무관으로 한다.

제11조(지식관리담당관) ①지식관리관을 보좌하고, 지식관리시스템을 효율적으로 운영 및 관리하기 위하여 지식관리담당관을 두되, 지식 관리담당관은 정보화담당관으로 한다. ②지식관리담당관은 지식관리운영팀을 두고 다음 각호의 업무를 수행한다. 1. 지식관리 기본계획 및 시행계획 수립에 관한 사항 2. 지식관리시스템의 구축·운영 및 관리 3. 지식의 등록·활용·관리 및 평가 등 컨텐츠 관리에 관한 사항 4. CoP 운영 관리 및 평가에 관한 사항 5. 그 밖에 지식관리시스템 운영에 관한 사항

제12조(지식관리자) 지식과 관련된 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 지식관리자를 두되, 지식관리자는 지식지도별로 내부전문가로 구성하고 다음 각호의 업무를 수행한다. 1. 지식의 승인 또는 거부 2. 기간 만료 지식에 대한 보존여부 결정 3. 등록지식의 삭제 또는 공개제한 등 지식검증

제13조(지식도우미) ①본부 및 소속기관의 부서별로 지식 도우미를 둔다 ②지식도우미는 해당 부서 직원의 지식에 대한 다음 각호의 업무를 수행한다. 1. 지식관리시스템의 활용방법 전파 및 활성화 유도 2. 부서의 지식등록 실적 관리 3. 기타 지식관리운영팀의 업무 지원

제14조(지식리더) 본부 및 소속기관별로 지식활동이 가장 우수한 직원을 지식리더로 선정하며, 다음 반기 동안 당해기관의 우수지식 창출을 위한 역할을 수행한다.

제4장 운영 및 관리

제15조(지식의 등록신청) ①직원은 개인 또는 공동명의로 모든 분야에 대하여 자유로이 보존기간, 해당지식 분류 등 필수 기재사항을 지정하여 지식의 등록을 신청할 수 있다. ②지식등록 신청은 반드시 실명으로 하여야 하며 공동지식인 경우 관련자를 모두 지정하여 신청을 하여야 한다. ③지식관리담당관은 지식관리시스템의 원활한 운영과 우수지식의 창출, 등록된 지식의 활용도 제고를 위하여 개인별 1일 등록건수를 제한할 수 있다

제16조(지식의 승인 및 관리) ①제15조의 규정에 의하여 신청한 지식은 지식관리담당관 또는 지식관리자(이하 "지식승인자"라 한다)의 승인을 받아야 등록할 수 있다. ②지식승인자는 지식등록일로부터 7일 이내에 승인 또는 거부를 결정하여야 하며, 지식의 가치에 따라 차등하여 점수를 부여할 수 있다.

제17조(지식의 승인거부) ①지식승인자는 신청된 지식의 내용이 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 승인을 거부할 수 있다. 1. 허위사실 또는 심각한 오류를 내포하는 경우 2. 공개될 경우 조직 내·외부에 심각한 업무지장을 초래할 것이 예상 되는 경우 3. 지식의 내용이 경미하거나 동일한 내용을 반복적으로 게시하는 경우 4. 상업적 목적, 욕설, 비방, 음란한 표현 등 5. 그 밖에 지식관리시스템의 정상적인 운영을 저해하는 표현 또는 내용 ②지식승인자는 제1항의 규정에 의하여 승인을 거부하는 경우에는 그 사유를 지식등록 신청자에게 통보하여야 한다.

제18조(지식마일리지 부여) ①지식활동을 수행한 직원에 대하여 다음 각 호와 같이 지식마일리지를 부여한다. 단, 업무지식이 아닌 생활지혜 등은 지식마일리지를 부여하지 아니한다. 1. 지식 등록 신청하여 승인된 경우 : 1건당 5∼10점 2. 등록지식에 대하여 제2항의 평가를 한 경우 : 1건당 0.2점 3. Q&A에 질문을 등록한 경우 : 1건당 3점 4. Q&A의 질문에 대하여 답변을 한 경우 : 1건당 5점 5. CoP에 가입한 경우 : 1개당 10∼20점 ②직원은 지식관리시스템에 등록된 지식을 열람하여 열람한 각각의 지식에 대해 1회에 한하여 다음 각 호의 등급에 따라 평가를 하며, 평가등급에 따라 지식마일리지를 부여한다. 1. 매우탁월 : 5점 2. 탁월 : 3점 3. 우수 : 2점 4. 보통 : 1점 5. 미흡 : -2점 ③지식관리담당관은 지식관리시스템에 등록된 지식을 수시로 점검하여 지식으로서의 가치와 활용도가 극히 낮은 지식이나 질문 또는 답변이 있을 경우, 이를 삭제하거나 제1항에 따라 부여된 지식마일리지를 삭감할 수 있다.

제19조(지식의 보존 및 삭제) ①등록된 모든 지식은 보존기간 3년을 경과하는 경우에는 자동으로 이를 삭제한다. 다만, 지식등록 신청시 별도의 보존기간을 정한 경우에는 그러하지 아니하다. ②지식승인자는 보존기간이 만료된 지식 중에서 활용빈도가 높거나, 보존의 필요성이 있다고 판단되는 지식에 대하여는 보존기간을 연장할 수 있다. ③직원은 등록된 지식 중에 내용상 오류가 있거나 지식으로 가치가 없다고 판단되는 경우에는 지식을 등록한 자 또는 지식승인자에게 당해 지식의 삭제를 요청할 수 있다. ④제3항의 규정에 의거 지식의 삭제를 요청 받은 자는 당해 지식이 지식으로 가치가 없다고 인정되는 경우에는 당해 지식을 삭제하여야 한다.

제20조(지식공개의 제한) 지식승인자는 대외비밀 또는 보안이 요구 되는 지식에 대하여는 당해 지식의 공개범위를 제한할 수 있다.

제21조(권리승계) 지식관리시스템에 등록된 지식 중 직원이 그 직무에 관련하여 등록한 지식에 대하여는 특허 등 지식재산권의 등록을 받을 수 있는 권리를 환경부가 승계한다.

제5장 지식 및 CoP평가

제22조(평가의 종류) 지식관리시스템에 등록된 지식에 대한 평가의 종류는 다음 각 호와 같다. 1. 우수지식의 평가·선정(제23조 관련) 2. 우수활동자의 평가·선정(제24조 관련) 3. 우수CoP의 평가·선정(제25조 관련) 4. 업무편람 우수부서의 평가·선정(제26조 관련)

제23조(우수지식의 평가·선정) ①지식의 평가대상은 지식관리시스템에 등록된 지식으로 하며, 평가는 매 반기별 1회 이상 실시한다. ②지식의 평가분야는 개인별(우수지식 분야, 우수활동자 분야를 포함한다) 및 부서별(과, 기획관, 담당관)로 구분하여 실시한다. ③본부 각 실·국 및 소속기관은 매 반기마다 등록된 지식의 창의성, 업무활용성, 노력도 등을 평가하고 사용자 평가점수를 감안하여 우수지식 후보를 선정하며, 매 반기 종료 후 10일 이내에 정보화담당관실에 추천한다. ④지식평가위원회는 제3항에서 추천받은 지식에 대해 별표1의 기준에 따라 평가를 실시하여 우수지식을 선정한다. ⑤제4항의 평가결과 소수 둘째자리까지 동점자가 있을 경우에는 사용자의 평가점수가 높은 지식을 우수지식으로 결정한다.

제24조(우수활동자의 평가·선정) 지식관리담당관은 본부 및 소속기관별로 지식활동 순위에 따라 예산범위내에서 차등하여 우수활동자의 인원을 배정하고, 기관별로 당해 반기의 지식마일리지 점수가 높은 순으로 우수활동자를 선정한다. 이 경우 동점자가 있을 경우에는 지식 승인점수가 높은 자를 우수활동자로 결정한다.

제25조(우수CoP의 평가·선정) ①지식관리담당관은 별표2의 평가기준에 따라 1차 평가를 실시한 후 9개 이내의 우수CoP 후보를 선정하여 CoP평가위원위회에 제출한다. 이 경우 평가표는 별지 제1호 서식에 작성한다. ②CoP평가위원회는 제1항에서 선정된 우수CoP 후보에 대하여 별표2의 기준에 따라 2차 평가를 실시하여 우수한 3개의 CoP를 선정한다. 이 경우 평가표는 별지 제2호 서식에 작성한다.

제26조(업무편람 우수부서의 평가·선정) 지식관리담당관은 본부 및 각 기관의 부서별 업무편람에 대하여 다음 각호의 기준에 따라 종합적으로 평가를 실시하여 3개의 업무편람 우수부서를 결정한다. 1. 인수인계 양식을 준용하여 작성한 경우 2. 업무 인수자의 입장에서 이해하기 쉽도록 그림, 도표 등을 이용 하여 작성한 경우 3. 우수한 업무편람 등록 실적이 양호한 부서

제6장 인센티브 제도 운영

제27조(포상) ①포상의 종류 및 인원은 다음과 같다. 다만, 포상 인원 및 부서의 수는 지식관리관이 조정할 수 있다. 1. 우수지식상(6명) : 등록된 개별지식 중 평가결과가 우수한 지식에 대한 포상 2. 우수활동자상 : 기관별 지식마일리지 점수가 높은 자에 대한 포상 3. 기관 지식리더상 : 기관별 우수활동자중 마일리지 점수가 가장 높은 자에게 포상 4. 단체포상(3개 부서) : 우수지식 등록, 질문과 답변 활동, CoP 활동 등 전반적으로 지식활동이 우수한 부서에 대한 포상 5. 우수 CoP상(3팀) : 활동결과가 우수한 CoP를 선정하여 포상 6. 업무편람 우수 부서(3개 부서) : 업무편람 등록 실적이 양호하고 우수한 업무편람을 등록한 부서에 대한 포상 ②제1항의 포상에 대해서는 예산 범위 내에서 포상금 또는 상품권을 지급할 수 있다.